Wissensmanagement / WIKI

Motivation
Wenn die Verwaltung wüsste, was die Verwaltung weiß…

  • …könnte vielen Mitarbeitern eine Menge Arbeit abgenommen werden.
  • …könnten viele Bürgeranfragen noch schneller beantwortet werden.
  • …könnten Unternehmensgründungen und –ansiedlungen schneller vollzogen werden.
  • …könnten Mitarbeiter motivierter arbeiten.
  • …könnten Erfahrungsträger beruhigter in den Ruhestand gehen.
Entstehung von Wissen
Verwaltungswissen und –erfahrung entsteht als lebendiger Prozess während der Arbeit der Verwaltung

  • durch systematische Erhebung von Wissen
  • bei der Entstehung von Regelungen und Vorschriften
  • bei deren Inkraft- und Außerkraftsetzen
  • beim Erstellen und Umsetzen von Arbeitsanweisungen
  • durch Nutzung der Erfahrungen Dritter

Verwaltungswissen und –erfahrung entsteht aber auch und insbesondere

  • bei der erfolgreichen Anwendung von Verwaltungsvorschriften und Arbeitsanweisungen
  • bei der nicht erfolgreichen oder Nicht-Anwendung
  • im Dialog mit den Bürgern und Unternehmen
  • durch Nutzung von Wissen von ‚außerhalb‘
Erfolgreiches Wissensmanagement muss...
  • …strukturiertes und unstrukturiertes Wissen unkompliziert erfassen, seine Entstehung begleiten und seine Anwendung kontrollieren
  • …strukturiertes und unstrukturiertes Wissen anwendungsbezogen denjenigen zur Verfügung stellen, die es für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen und anwenden sollen
  • …Wissen bewahren, verbreiten und dessen Existenz bekannt machen
  • …strukturiertes und unstrukturiertes Wissen hinterfragen und gezielt anreichern
Baustein Zuständigkeitsfinder
  • standardisiertes System zur Erfassung und Redaktion von strukturiertem Wissen
  • Standard-konforme Erhebung von Verwaltungsleistungen, Spezialisierungen und zuständigen Stellen
  • Bereitstellung der Informationen auf zahlreichen Kanälen wie Website, App, Servicecenter/115 bzw. Integration in bestehende Systeme
Baustein Verwaltungs-WIKI
  • Erfassung und Redaktion von unstrukturiertem oder schwach strukturiertem Wissen
  • Verwaltungs-Wiki zur mitarbeiterunterstützten Dokumentation von schwach oder nicht strukturierten Wissen
  • ‚Mitmach-Plattform‘ für alle Mitarbeiter mit festen (organisatorischen) Spielregeln, ggf. Rechtekonzept und revisionssichere Dokumentation von Redaktionsprozessen
  • Mitarbeiter können ihr Wissen einfach und unkompliziert Kollegen zur Verfügung stellen, z.B. How-to‘s, Tips, Textbausteine, Sprachregelungen etc.
  • Vorgesetze können strukturierend (ex ante oder ex post) in den Prozess eingreifen
  • Hohe Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterakzeptanz (wysiwyg)